Digitaal profiel: Waar werken we naar toe?

De standaardsituatie nu

• Patiënten krijgen brieven en folders altijd sowieso op papier.
• Een deel van de patiëntinformatie binnen het UMC Utrecht is al digitaal beschikbaar. Het verschilt per polikliniek wat er al gedigitaliseerd is en digitaal aangeboden wordt aan patiënten. Informatie die digitaal beschikbaar is, vindt een patiënt in Mijn UMC Utrecht.
• Als ze willen, krijgen patiënten nu digitale notificaties per e-mail en/of sms. Op die manier weten patiënten dat er iets nieuws klaarstaat in Mijn UMC Utrecht. Dit stellen ze in onder ‘Persoonlijk contactprofiel’ in Mijn UMC Utrecht. Dit gaat niet alleen over brieven, folders en vragenlijsten, maar bijvoorbeeld ook om notificaties als er een nieuw e-consult klaarstaat.

Het ideaalplaatje

• Alle informatie uit brieven en folders en alle formulieren voor patiënten binnen het UMC Utrecht is digitaal beschikbaar. Waar de content nog niet gedigitaliseerd is in de juiste systemen, gaan we dit nog doen.
• Patiënten ontvangen alle brieven, folders en formulieren die voor hen bestemd zijn alleen digitaal. De standaard is dat zij geen post meer van het UMC Utrecht ontvangen. Voor nieuwe patiënten staat de instelling van hun voorkeur dus standaard op ‘digitaal’.
• Patiënten met de instelling 'digitaal', blijven notificaties ontvangen per e-mail en/of sms als er iets nieuws klaarstaat in Mijn UMC Utrecht. Deze notificaties zijn dan extra belangrijk, omdat anders de kans groter is dat een patiënt informatie mist. Bij de keuze voor digitaal, kan een patiënt niet alle notificaties uitzetten.
• Warme ontvangst: een persoonlijke, warme ontvangst van nieuwe patiënten is en blijft essentieel. Er moet een uniform proces komen om elke patiënt een warm welkom te geven en de voorkeur voor post of digitaal uit te vragen. Bij dit eerste contact wordt ook altijd gevraagd of een patiënt daadwerkelijk zonder informatie via de post kan en wil. Dit proces moet nog verder uitgewerkt worden. Tot die tijd is dit uniform proces het uitgangspunt.
• Digitaal, tenzij...: Patiënten kunnen wel kiezen om informatie per post te ontvangen. Zij kunnen hun voorkeur op elk moment digitaal wijzigen. Ook kunnen ze hun voorkeur altijd mondeling doorgeven aan het UMC Utrecht, waarbij een medewerker dit instelt. Een patiënt ontvangt dan alle brieven, folders en formulieren per post. Een patiënt die voor post kiest, kan wel ook altijd nog in Mijn UMC Utrecht.
• Op elk moment kunnen medewerkers van het UMC Utrecht op een zo logisch mogelijke plek inzien wat de voorkeur is van de patiënt. Maar de ingestelde voorkeuren werken uiteindelijk zoveel mogelijk automatisch door in de systemen. Bijvoorbeeld: wil een patiënt geen brief? Dan krijg je in HiX geen brief meer aangeboden die je kunt printen.

Wat haalbaar is van dit ideaalplaatje, is onder andere afhankelijk van de systemen die we inzetten, waarbij HiX Standaard Content in ieder geval een rol speelt. 

Wat is er al beschikbaar?

• Digitale afspraakinformatie
  Ter vervanging van de afspraakbrief. De patiënt krijgt notificaties per e-mail en/of sms en vindt alle informatie in Mijn UMC Utrecht.
• Vragenlijsten en formulieren in HiX of via Kentico
• Digitaal folders uitreiken via HiX
  Een medewerker kan in HiX een folder digitaal uitreiken aan de patiënt. De patiënt krijgt hier een notificatie van en vindt de folder in de bibliotheek in Mijn UMC Utrecht. De folder zelf staat in Kentico, en dit is ook de bron om de folder te laten drukken via Web2print.
• Automatisch extra informatie koppelen aan een afspraak
  informatie aanbieden bij de afspraak in het patiëntportaal door in Kentico één keer de juiste informatie te koppelen aan een HiX-afspraakcode. 
• Vinkje post
  Er is een vinkje in HiX beschikbaar, waar medewerkers kunnen instellen en inzien of een patiënt toch post wil ontvangen. De poli's die hiermee werken, hebben in het kader van de pilot al hun informatie al gedigitaliseerd en hun werkprocessen aangepast.
• Er is een uniform proces uitgewerkt. Dit uniform proces wordt getest in de pilot Digitaal profiel en zal in de toekomst zeker nog aangepast en op de juiste plekken in het proces belegd worden.

Hoe ziet dit eruit? 

Voor een aantal veelvoorkomende informatieprocessen hebben we stapsgewijs en visueel met schermvoorbeelden uitgewerkt hoe de nieuwe situatie eruit ziet voor patiënten. Naar 'Digitale communicatie: hoe het werkt voor patiënten'.